Управление закупками

Система управления закупками (IPS) – это дополнительный модуль EDUS, который разработан для удобного контроля за выполнением бюджета и для организации процесса закупок. Эта система подходит всем организациям, у которых есть договор о публичных закупках.

Бонусы организаций, выбирающих Систему управления закупками EDUS:

• систематизируются процессы процедур закупок;
• все действия документируются;
• удобный обзор планируемого бюджета;
• наглядный контроль выполнения бюджета;
• удобный контроль статуса каждой закупки;
• надзор за сроками закупок (в согласовании с законом о публичных закупках);
• документы о закупках регистрируются в соответствии с номенклатурой дел и обрабатываются в общей системе документов.

Система управления закупками содержит информацию о плане бюджета, расходах, планируемых и реализованных закупках. В случае необходимости пользователям можно ограничить доступ к отдельным бюджетным планам и ограничить их действия с определенными файлами

Информация о бюджете

План бюджета легко импортируется из файла MS Excel.  К одному периоду времени возможно привлечь  несколько планов бюджета, таким образом, обеспечив возможность ответственной персоне каждой структурной единицы администрировать свой бюджет.  В наглядной таблице плана бюджета видны все планируемые закупки и их предметы, их количество, планируемая цена и общая сумма. Также в форме наглядных таблиц можно следить за выполнением бюджета – для каждой из позиций виден статус закупки, метод закупки, сторона, подписавшая договор, реальная стоимость, а также финансовая выгода или расход. Возможно оперативно менять существующий план, исходя из ситуации, например, менять даты, объединять несколько закупок в одну.

Актуальные закупки

Для каждой позиции в бюджете автоматически создается закупочная карточка, в которую потом вводится необходимая информация. Также существует возможность присоединить не планируемые закупки и привязать их к конкретному плану бюджета. К каждой закупки возможно присоединить участвующих в процедуре персон – юриста, секретаря и так далее.

Закупочная карточка содержит следующую информацию:

• график - в диаграмме Ганта содержится наглядное движение совершенных и планируемых закупок;
• предметы закупок – легко редактируемая и дополняемая информация о предметах закупок;
• спецификация  - возможность добавить к каждой закупке свою спецификацию;
• контроль выполнения – фактические сроки выполнения и результат процедуры закупки (выбранные претенденты);
• договор – информация о договоре, второй стороне и сумме. Это информация автоматически попадает в обзор выполнения бюджета.

Документы о закупках

Создаваемые в процессе закупок документы – спецификации, договора -  присваиваются соответствующим регистрам документов в модуле документов, после чего в системе EDUS им обеспечивается полный цикл документооборота.  Чтобы облегчить создание типового документа, в системе EDUS предлагается использование текстового редактора MS Word по типовым шаблонам в режиме онлайн. Более подробную информацию о документообороте читайте в раделе управление делопроизводством.