Управление делопроизводством

Система EDUS предлагает управление и поддержание документооборота, что помогает существенно экономить ресурсы и время работников компании. С ее помощью можно:

• уменьшить количество работы с документами;
• уменьшить вероятность потерять или испортить документ;
• избавиться от необходимости дублировать документы;
• предоставить доступ различного уровня к документам отдельно для каждого пользователя.

Документы создаются и хранятся в соответствующих номенклатуре дел организации регистрах, причем  каждому пользователю дается доступ к необходимому ему для работы регистру. Для удобства все регистры можно структурировать:

• по направлению движения документов – полученные, отправленные, внутренние документы;
• по типу документов– распоряжения, протоколы, договора и так  далее;
• по ответственным структурным единицам;
• комбинация перечисленных разделов.

Система EDUS позволяет связать между собой документы, например, присвоив ссылку  полученному документу на документ, отправленный в качестве ответа или связать договор с актом сдачи-приема, или связать документы по определенному рабочему вопросу.

Все действия с документами легко отслеживаются, так как они фиксируются в их истории. Для просмотра и контроля  есть возможность получить различные отчеты о документах и связанных с ними заданиях.

Регистрация документов

Для регистрации документов в системе доступны подстраиваемые под нужды любой компании регистрационные карточки, на которых хранится основная информация о документе.  Сосканированые документы, электронные документы, а также любые другие отвечающие записи файлы добавляются в виде приложений. Документы MS Word и MS Excel присоединяются и корректируются в режиме онлайн. Внесенные изменения сохраняются в виде версии нового документа, оставляя возможность просмотреть и сохранить предыдущую версию.  Для экономии времени, и для ведения документооборота по определенным условиям документоучета, создание новых документов предлагается по использованным ранее шаблонам.

Оборот документов

Документооборот обеспечивается различными заданиями, например, полученные документы передаются на выполнение с резолюцией, в свою очередь проекты документов передаются на согласование с запросом о визе. Также возможно спросить мнение о документе, дать задание ознакомиться с документом, отдать на регистрацию и так далее. Связанные с документом задания, статус их выполнения, срок и исполнители легко просматриваются в регистрационной карточке, поэтому любому участвующему в обороте конкретного документа легко следить за его статусом. Оборотом документов возможно управлять мануально, давая задания, или же с помощью функции управления рабочим потоком.

Управление рабочим потоком

С помощью этой функции возможно автоматизировать документооборот, указывая действия, производимые с документами и последовательность их выполнения. Рабочие потоки обеспечивают соблюдения бухгалтерских процедур и ускоряют документооборот, начиная от создания  нового проекта документа до регистрации сосканированного и подписанного документа. Для пользователей управление документами не требует специальных знаний в ИТ, так как весь рабочий поток происходит в легко используемом графическом редакторе.  Оборот документов может происходить в автоматическом или полуавтоматическом виде. Связанные с документами задания могут быть отосланы последовательно или одновременно, в зависимости от созданных шаблонов рабочих потоков. Это дает возможность создавать эластичные рабочие потоки для различных ситуаций управления документами и для любого процесса документоучета.

Электронная подпись

Юридический статус электронных документов и электронной подписи определяет закон об электронных документах ЛР. Согласно этому закону:

• электронными документами считается любые созданные, сохраненные, отправленные или полученные данные, что обеспечивает возможность их использования для проведения определенных действия, реализации прав и защиты;
• электронная подпись – это электронные данные, присоединенные к электронному документу или логически связанные с этим документом, которые обеспечивают аутентичность документа и подтверждают идентичность подписи;
• печать регистрации даты  – это электронное подписанное подтверждение тому, что электронный документ в определенное число и время отмечен у провайдера сертификационных услуг.

Бонусы электронной подписи:

• документ приходит к получателю в течение нескольких секунд;
• не нужно оплачивать услуги почты;
• не нужно тратить время на отправку по почте.

В системе EDUS встроена функциональность е-подписи, которая обеспечивает как подпись документа в режиме онлайн, так и проверку ее верификации, подключаясь для этого к серверу сертифицированного провайдера услуг.

Архив документов

Со вступлением в силу новой номенклатуры дел, все документы предыдущего периода времени автоматически сохраняются в архив:

• доступ к архиву свободен для всех, кто имел права доступа к имеющимся в нем документам;
• не запрещены действия с документами, например, сохраняется возможность задавать ознакомительные задания и так  далее;
•  поиск по всем регистрированным параметрам происходит во всех документах архива;
• для того чтобы найти документ, не нужно помнить дату его создания;
• к закрытому архивному регистру нельзя присоединить новый документ.