Описание программы

Система EDUS представляет из себя внутреннее объединенное пространство информации организации (Интранет), в котором каждый сотрудник имеет доступ к информации и управлению ей:

• актуальные события;
• новости;
• список работников с контактной информацией;
• форум для обсуждения актуальных тем и обмена мнениями;
• возможности создания галерей фотографий (например, с корпоративных мероприятий).

Для того, чтобы обеспечить информированность всех работников о важных документах, например, о коллективном трудовом договоре, условиях внутреннего порядка, изменениях времени работы, информацию всего лишь необходимо поместить в Интранет.

Для того, чтобы использовать информацию, размещенную в Интранете, не нужны лицензии пользователей!

Актуальная информация пользователя

Авторизировавшись в системе, каждый пользователь получает доступ к актуальной для него информации:

• новости компании;
• список дел;
• организатор работы на неделю с актуальными примечаниями;
• список полученных заданий;
• обзор созданных документов, документооборот в компании.

Для удобства пользователи могут сохранять необходимые им документы в своих отдельных папках, при этом с  не теряя возможности следить за изменениями в документе.

Регистр заданий

Регистр заданий создан для обеспечения удобной и оперативной работы  с документами и облегчения постановки, получения и контроля выполнения заданий. Доступные в системе задания:

• действия с документами (резолюция, задание согласовать документ, задание ознакомиться с документом и другие);
• приглашения об участии в собраниях и других мероприятиях;
• задания, независимые от документов.

Система автоматически контролирует оборот и выполнение заданий:

• оповещения о новых заданиях;
• оповещения об изменении статуса контролируемых заданий;
• актуальная статистика полученных и поставленных задач – новые, полученные, срочные, задержанные задания;
• оповещения о заданиях по е-майлу.

Для обзора и контроля существует возможность получить различные отчеты о заданиях:

• о загруженности работников;
• о соблюдении сроков выполнения заданий и так далее.

Задания могут создаваться мануально и с использованием функциональности потока заданий.

Управление контактами

Регистр контактов содержит следующую информацию:

• переписка с партнерами;
• сторонами, заключившими договор;
• другими контактными персонами.

Регистров контактов не нужно создавать и поддерживать как отдельную библиотеку информации, так как все записи присоединяются автоматически после регистрации в системе документа с новой контактной персоной. В свою очередь накопленная информация используется, регистрируя следующие документы, а также создавая записи о встречах в планировщике работы.

О каждой персоне в контактной карточке накапливается следующая информация:

• контактная информация;
• реквизиты;
• компания и должность для физических лиц;
• контактные персоны и структурные подразделения для юридических лиц;
• история сотрудничества - встречи и заключенные договора;
• история переписки – ссылки на зарегистрированные документы.

Планирование рабочего времени и собраний

Планировщик рабочего времени обеспечивает:

• планирование своего рабочего дня;
• информацию о рабочем дне других пользователей;
• эффективное планирование и организацию собраний, удобное согласование свободного времени сотрудников;
• отправку приглашений об участии в собрании;
• получение подтверждения или отказа об участии.

Организатор работы обеспечивает эффективное планирование и организацию собраний, вам остается только ввести число, место и время собрания, а также его тему и тех людей, кому необходимо в нем участвовать. Если у кого-то из работников это время уже занято, система вас об этом предупредит.  Каждый из участников собрания автоматически получит уведомление о собрании. К приглашению можно присоединить, как уже зарегистрированные в системе EDUS документы, так и новые, для того, чтобы участники собрания могли с ними ознакомиться. Протоколы собраний регистрируются в соответствующем регистре документов и могут обеспечиваться доступом со стороны всех сотрудников.

Отчеты и поиск

EDUS обеспечивает поиск информации в рамках всей системы:

• быстрый поиск в одном регистре по определенным параметрам;
• детализированный поиск с использованием нескольких параметров;
• сохранение часто используемых параметров поиска;
• создание особых отчетов;
• печать результатов;
• экспорт результатов в MS Excel для дальнейшей обработки данных.

Возможности поиска определяются правом доступа конкретного пользователя (разрешенные/запрещенные действия).