Dokumentu vadība

EDUS sistēma piedāvā pilna cikla dokumentu vadību un uzturēšanu, lai taupītu uzņēmuma līdzekļus un darbinieku laiku. Ar tās palīdzību:

• samazinās darbs ar papīra dokumentiem;
• mazāka iespēja dokumentus nozaudēt vai sabojāt;
• nav nepieciešams kopēt dokumentus vairākos eksemplāros;
• katrs lietotājs, atbilstoši piešķirtajām piekļuves tiesībām, var apstrādāt dokumentu sistēmā.

Dokumenti tiek veidoti un uzglabāti organizācijas lietu nomenklatūrai atbilstošos reģistros, savukārt katram lietotājam ir pieejami tikai atļautie un darbam nepieciešamie reģistri. Labākai pārskatāmībai dokumentu reģistri var tikt iedalīti:

• pēc dokumentu aprites virzieniem - saņemtie, nosūtāmie, iekšējie dokumenti;
• pēc dokumentu veidiem – rīkojumi, protokoli, līgumi u.c.;
• pēc atbildīgajām struktūrvienībām;
• kombinējot iepriekšminētos iedalījumus.

EDUS sistēma ļauj dokumentus savstarpēji sasaistīt, piemēram, saņemtajam dokumentam pievienot saiti uz nosūtīto atbildes dokumentu, līgumu sasaistīt ar darbu pieņemšanas-nodošanas aktu, vai savstarpēji sasaistīt dokumentus par kādu noteiktu darba jautājumu.

Ar dokumentu veiktās darbības ir viegli izsekojamas, jo ikvienas izmaiņas tiek pierakstītas dokumenta kartiņas vēsturē. Pārskata un kontroles nolūkos iespējams iegūt dažādas atskaites par dokumentiem un ar tiem saistītajiem uzdevumiem.

Dokumentu reģistrēšana

Dokumentu reģistrēšanai sistēmā paredzētas ikvienas organizācijas prasībām un jebkuram dokumenta veidam viegli pielāgojamas reģistrācijas kartiņas, kurās tiek uzglabāta pamata informācija par dokumentu. Papīra dokumentu skanētie attēli un elektroniskie dokumenti, kā arī jebkuri citi ierakstam atbilstoši faili tiek pievienoti pielikumu veidā. MS Word un MS Excel dokumenti ir pievienojami un rediģējami tiešsaistes režīmā. Veiktās izmaiņas tiek saglabātas kā jauna dokumenta versija, atstājot iespēju apskatīt un izmantot iepriekšējās versijas. Lai ietaupītu lietotāju laiku, kā arī palīdzētu ievērot lietvedības noteikumus un vienotu stilu, veidojot jaunus dokumentus tiek piedāvāts izmantot jau iepriekš sagatavotas dokumentu veidnes.

Dokumentu aprite

Dokumentu aprite tiek nodrošināta ar dažāda veida uzdevumiem, piemēram, saņemtie dokumenti tiek nodoti izpildei ar rezolūciju, savukārt dokumentu projekti tiek nodoti saskaņošanai ar vīzu pieprasījumiem. Tāpat iespējams pajautāt viedokli par dokumentu, uzdot iepazīties ar dokumentu, nodot reģistrēšanai u.tml. Ar dokumentu saistītie uzdevumi, to izpildes statuss, termiņš un izpildītāji ir ērti pārskatāmi reģistrācijas kartiņā, tāpēc ikvienam apritē iesaistītajam darbiniekam ir viegli izsekot dokumenta statusam. Dokumentu aprites procesu iespējams vadīt manuāli uzdodot uzdevumus vai ar darbplūsmu pārvaldību.

Darbplūsmu vadība

Ar darbplūsmu funkciju iespējams automatizēt dokumentu apriti, norādot ar dokumentiem veicamās darbības  un to izpildes secību. Darbplūsmas nodrošina lietvedības procedūru ievērošanu un paātrina dokumentu apriti, sākot no jauna dokumenta projekta izveidošanas momenta līdz saskaņota un parakstīta dokumenta reģistrēšanai. Lietotājiem dokumenta vadības procedūru izstrāde un uzturēšana neprasa speciālas IT zināšanas, jo darbplūsmu izstrāde notiek viegli lietojamā grafiskā redaktorā. Dokumenta aprite var notikt gan automātiskā, gan pusautomātiskā veidā. Ar dokumentu apstrādi saistītie uzdevumi var tikt nosūtīti secīgi vai vienlaicīgi, atkarībā no izveidotajiem darbplūsmu šabloniem. Tas dod iespēju veidot elastīgas darbplūsmas dažādām dokumentu vadības situācijām un ikvienam lietvedības procesam. Darbplūsmu funkcionalitāte ir piemērota arī Kvalitātes vadības sistēmas izstrādei un uzturēšanai.

E-paraksts

Elektroniskā dokumenta un elektroniskā paraksta tiesisko statusu nosaka LR Elektronisko dokumentu likums. Šī likuma izpratnē:

• elektroniskais dokuments ir jebkuri elektroniski radīti, uzglabāti, nosūtīti vai saņemti dati, kas nodrošina iespēju tos izmantot kādas darbības veikšanai, tiesību īstenošanai un aizsardzībai;
• elektroniskais paraksts ir elektroniski dati, kas pievienoti elektroniskajam dokumentam vai loģiski saistīti ar šo dokumentu, nodrošina elektroniskā dokumenta autentiskumu un apstiprina parakstītāja identitāti;
• laika zīmogs ir elektroniski parakstīts apstiprinājums tam, ka elektroniskais dokuments ir noteiktā datumā un laikā iezīmēts pie sertifikācijas pakalpojumu sniedzēja.

Ieguvumi, izmantojot e-parakstu:

• dokuments nonāk pie saņēmēja pāris sekunžu laikā;
• nav jāapmaksā pasta pakalpojumi;
• nav jāvelta laiks pasta sūtījumu sagatavošanai.

EDUS sistēmā ir iestrādāta e-paraksta funkcionalitāte, kas nodrošina gan dokumenta parakstīšanu tiešsaistes režīmā, gan e-paraksta un laika zīmoga derīguma pārbaudi, pieslēdzoties sertificētā pakalpojumu sniedzēja serverim.

Dokumentu arhīvs

Stājoties spēkā jaunajai lietu nomenklatūrai, iepriekšējā perioda dokumenti automātiski nonāk arhīva sadaļā:

• netiek apgrūtināta piekļuve arhīva dokumentiem - spēkā paliek lietotājiem piešķirtās piekļuves tiesības;
• netiek aizliegtas darbības ar dokumentiem (piemēram, tiek saglabāta iespēja uzdot iepazīšanās uzdevumus u.c.);
• meklēšana pēc visiem reģistrētajiem parametriem notiek visos arhīva dokumentos;
• lai atrastu senāku dokumentu, nav jāatceras dokumenta izdošanas laiks;
• slēgtam arhīva reģistram nevar pievienot jaunu dokumentu.